Multitasken gaat ten koste van je productiviteit

Terug naar Blog

Multitasken gaat ten koste van je productiviteit

mulitaskenMultitasken betekent dat je verschillende taken tegelijkertijd oppakt. Ik zie dat tijdens mijn trainingen ook regelmatig. De deelnemers volgen de training, maar zijn vaak ook nog met hun werk bezig door bijvoorbeeld hun smartphone aan te houden. Ze horen en voelen dat ze een melding op hun smartphone krijgen. Dit geeft dan een voldoende trigger om even op hun smartphone te kijken. Het blijkt een email te zijn. Ze luisteren inmiddels met een half oor naar mij. En de rest van de aandacht gaat toch maar even naar de email. Ze lezen de email en regelmatig gaan ze toch de mail maar beantwoorden. De aandacht voor de inhoud van de training is dan verdwenen. Dit gaat ten koste van de opbrengst van de training. Multitasken heeft een negatief effect op productiviteit.

Productiviteit

Productief werken betekent dat je veel werk van hoge kwaliteit op een efficiënte manier in zo weinig mogelijk tijd gedaan krijgt. Het is algemeen bekend, om productief te werken dien je dus niet te multitasken. Als je tijdens een training toch je emails gaat beantwoorden lijkt dit efficiënt, maar dat blijkt niet zo te zijn. Hoe zit dat eigenlijk? Waarom gaat multitasken ten koste van je productiviteit? Waarom is multitasken niet efficiënt?

Wat is multitasken

Zoals gezegd, multitasken betekent dat je verschillende taken tegelijkertijd oppakt. Er zijn ook experts die zeggen dat multitasken niet bestaat. Of het wel of niet bestaat, hangt van de definitie af. Als je vindt dat alle taken die je uitvoert, dus ook de taken die je onbewust en automatisch doet, eronder horen dan bestaat multitasken wel zeker. Je kunt heel goed en autorijden en over je werk nadenken. Echter als je twee taken uitvoert die beide je aandacht nodig hebben, dan bestaat multitasken eigenlijk niet. Want je bent dan aan het wisselen of schakelen tussen taken.
Dit is een geleidende schaal. Een taak kan niet veel aandacht nodig hebben, maar op een later moment wel. Je rijdt naar je werk, en je luistert naar de radio. Het is nog niet zo druk, maar plotseling wordt het drukker, dan ga je wel wisselen tussen je taken. Je dient extra op te letten en dat heeft extra aandacht nodig. Je mist wat er op de radio wordt gezegd.

Tussen taken schakelen

Multitasken is dus vaak dat je schakelt tussen taken. Als je veel tussen je taken schakelt, gaat dat ten koste van je productiviteit. Ogenschijnlijk lijkt het slim gebruik van je tijd, maar dat is het niet. Je verliest tijd, en je hebt minder je volledige aandacht op een taak. Schakelen tussen taken is ook vermoeiender, je gaat informatie missen en het schakelen geeft je meer stress.

Voorbeeld

Je wilt een email beantwoorden en je kijkt ook op tv naar een film. Je hebt je aandacht nodig voor de verhaallijn van de film en je hebt je aandacht nodig voor het schrijven van de email. Ook dien je voor beide taken verschillende informatie te processen. Je kunt namelijk maar een taak tegelijk processen. Tijdens de reclame ga je terug naar je email. Deze wisseling van aandacht kost tijd. Dat zou zo’n kwart seconde kosten. Maar er kost nog iets anders tijd. Dat is dat je weer terug moet komen in de gedachtenspoor van de email. ‘Waar ging de email ook al weer over? Waar was ik ook al weer gebleven?’. Onderzoek geeft aan dat dit kan gaan tot 40% tijdverlies. 40%!!!!Stel dat je normaal een email kunt schrijven in 30 minuten, kost het nu dus 12 minuten extra. Reclame houdt op en de film begint weer. Je gaat je weer richten op de film. Ook voor deze omschakeling geldt hetzelfde. Het kost ook weer tijd om in het gedachtenspoor van de film te komen.

Meer fouten

Het blijkt dat als je aan het taakswitchen bent, je ook meer fouten maakt. Er staan meer taalfouten in je mail, je hebt de vraag onvoldoende beantwoord, je mail komt qua toon niet goed over. Etcetera. Dit fenomeen heeft weer consequenties voor het vervolg op deze mail. Wellicht komt er nu wel werk uit voort dat niet had gehoeven als je taak voor taak had gedaan.

Tot slot

Moet je stoppen met multitasken? Ik zou je niet adviseren om multitasken te elimineren. Ga bewust multitasken en bewust monotasken. Is het belangrijk om geen fouten te maken en wil je echt een goed product afleveren ga dan echt monotasken. Je maakt minder fouten, het is sneller en je bent minder gestresst.


Slide

Donderdag 30 september van
10.00 tot 10.45 uur

Gratis Webinar

Van vermoeid naar huis naar fris je avond in? Het kan!


Deel dit bericht

Terug naar Blog