Effectief videobellen

Terug naar Blog

Effectief videobellen

5/5 - (1 stemmen)

Veel mensen zullen nog wel een tijdje thuiswerken. Er zijn enkele signalen dat thuiswerken de nieuwe werkelijkheid wordt. Reden genoeg om ook structureel te zorgen voor gedrag dat past bij thuiswerken. Reeds eerder heb ik een artikel geschreven over thuiswerken en op afstand leidinggeven. In dit artikel lag de nadruk op het leidinggeven op afstand en de menselijke behoeftes. Dat artikel tref je aan via de volgende link.

Echter thuiswerken heeft zo veel aspecten. Dit is het eerste artikel van een reeks van drie over samenwerken met een remote team. In dit deel gaat het over hoe je videobellen goed kunt inzetten. En vooral hoe je goed kunt vergaderen met videobellen. Het tweede deel gaat over het creëren van betrokkenheid en teamgevoel op afstand; dit artikel wordt op onze website gepubliceerd op dinsdag 8 september. Het derde deel gaat over de balans tussen werk en privé. Dat artikel kan je vanaf 15 september lezen.

Videobellen

Door de coronamaatrdegelen zijn we allemaal veel gaan videobellen. Er zijn veel apps die videobellen mogelijk maken: Skype, Zoom, FaceTime, Microsoft teams, etc. Videobellen is bellen met spraak en beeld. Videobellen is voor effectieve samenwerking op afstand belangrijk. Met videobellen maak je beter contact dan met louter bellen. Je kan namelijk de ander zijn gezicht zien en dat geeft je brein veiligheid.

Echter we zijn nog onvoldoende gewend met videobellen. Er zijn een aantal cruciale verschillen tussen vergaderen met videobellen en face to face vergaderen. Om effectief met video te bellen is het goed om je bewust te zijn van deze verschillen. Soms is het verschil echt storend. Daar moet je dan iets mee doen. Maar daarover later meer. Laten we eerst eens kijken naar deze verschillen.

Verschillen door videobellen

  1. Als je in een face to face vergadering zit, is het gemakkelijk om de persoon in zijn geheel te zien. Dit maakt communicatie makkelijker, want lichaamstaal is een onderdeel van communicatie. Met videobellen gaat dit veel minder makkelijk. Soms zie je alleen een hoofd. Of soms nog erger, alleen een voorhoofd :). Je brein krijgt hierdoor dus veel minder informatie te verwerken dan voorheen. Dat betekent dat je met minder informatie keuzes moet maken.
  2. Een tweede verschil is dat de formaten niet kloppen. In een face to face meeting op locatie zie je de werkelijke grootte van de mens. Met videobellen wordt dat op veel manieren vertekend. Met welke apparaat men beeldbelt, het soort camera dat iemand gebruikt, hoe iemand zit of staat, en ook met welk apparaat men videobelt. Ik vind het persoonlijk altijd erg onplezierig als iemand met zijn smartphone videobelt. Er komt dan vooral een (groot) hoofd in mijn scherm.
  3. Een derde verschil is dat je jezelf ziet. In een face to face vergadering zie je jezelf niet. Nu zie je jezelf. Je ziet jezelf praten. Je ziet hoe je er bij zit. Je ziet hoe je haar zit, hoe je omgeving eruit ziet, etc. Dit kan jou afleiden. In een effectief gesprek ben je minimaal afgeleid en probeer je zo goed mogelijk te luisteren.
  4. Een ander verschil is dat er geen ordening is hoe men plaats neemt. ‘Er is geen tafelschikking’. Meestal heb je bij vergadering wel een aantal regels, of gewoontes, zoals wie aan het hoofd van de tafel zit. Maar dat is nu niet zo. Is het helder wie de vergadering voorzit? Zijn de verschillende rollen helder?
  5. In een vergadering met meer dan twee personen, is het onduidelijk wie wie aankijkt. Wellicht kijk jij wel heel expliciet in de camera. Dan lijkt het alsof jij iedereen aankijkt. Maar eigenlijk kijk jij dan naar niemand. Of wellicht kijk jij heel specifiek naar een persoon, omdat het bericht speciaal voor die persoon bedoeld is. De persoon in kwestie weet dat niet. Als je een vraag stelt, is het duidelijk aan wie je de vraag stelt?
  6. Er kan veel kwaliteitsverschil zitten tussen de diverse beelden en geluid. Dit kan met de kwaliteit van de computer te maken hebben, met de kwaliteit van de verbinding, met de kwaliteit van de camera. Zo kan je vage beelden hebben, storend gezoem, maar ook onprettige lichtval is storend. Als je elkaar life ontmoet is, is dit veel minder een probleem.
  7. In face to face vergadering wil je wellicht snel iemand onderbreken. Dat is online veel minder makkelijk. De snelheid van de interactie vertraagd. Ga maar eens ruzie maken online. Echt niet eenvoudig.
  8. Je spreekt vaak niet meer tegen één persoon maar tegen een aantal personen. De aandacht richt zich meer op het collectief dan op een persoon. In een real life meeting, focus je je op één persoon, en wisselt dan. Nu spreek je tegen een scherm met een aantal personen. Wellicht wissel je nu wel sneller van de video van de ene deelnemer naar de video van een andere deelnemer.
  9. Bij videobellen kom je iemand zijn huis binnen. In sommige gevallen heeft dat verre van een professionele uitstraling. Sommige zitten in de slaapkamer en je ziet het onopgemaakte bed. Het leidt af. Ook zijn er andere afleidingen. Zoals kinderen, partners of eten.
  10. Ik heb negen verschillen genoemd. Zoals gezegd, deze lijst is verre van volledig. Het effect van deze verschillen is dat videobellen vermoeiender is, dan op locatie vergaderen. Ik vermoed dat we hier overigens snel aan gewend raken.

Omgaan met deze verschillen

De verschillen zijn er vooral omdat we nog te weinig ervaring met videobellen hebben. “Het is zoals het is.” We gaan met onze oude neurale netwerken videobellen. Deze oude neurale netwerken zijn prima voor de oude manier van vergaderen maar nog niet voldoende geschikt voor videobellen.

Deze verschillen zorgen ervoor dat het brein zich minder relaxt voelt. Het zit minder in het beloningsnetwerk. Daardoor gebruik je het brein niet optimaal. Met een paar kleine aanpassingen kun je hier al veranderingen in aanbrengen.

Aanpassingen

We kunnen beter worden in videobellen. Om hierin beter te worden, kan je aan de volgende punten denken.

  1. Het begint met het onderwerp: effectief videobellen, te agenderen. Het is voor iedereen nieuw, dus iedereen heeft zijn of haar eigen behoeftes. Ieder zijn inbreng is dus gewenst.
  2. Het brein gebruikt meer dan alleen de verbale communicatie om inzicht in een vraagstuk te krijgen. Een goed beeld van een ieder is derhalve cruciaal. Maak dus afspraken over met welke apparaat je beeldbelt, hoe je gaat zitten, welke deel van je lichaam te zien is. Het is fijn als je minimaal hoofd en bovendeel van je romp ziet.
  3. Goed werkende apparatuur. Het is urgent dat iedereen goede apparatuur heeft en dat het goed functioneert. Dit betekent dat het beeld helder is, en het geluid van goede kwaliteit is.
  4. Noem iedereen bij zijn of haar naam. Voorheen kon jij nog zeggen, “wat vind jij er van”. Nu is het vaak onduidelijk wie de jij is. Nu is de vraag: “en Lydia, wat vind jij ervan?”.
  5. Weergave schermnaam. Bij de meeste beeldbel-applicaties staat je naam onder het beeld. Zorg ervoor dat iedereen zijn of haar schermnaam goed neerzet, zodat je ziet hoe iedereen heet. Voorkom nummers of codes. Eventueel en indien relevant kan je nog denken aan het toevoegen van functies.
  6. Nodig elkaar explicieter uit om te reageren
  7. Gebruik de voordelen van videobellen. Je kunt gelijk opschrijven en visueel delen wat de afspraken zijn. Dit geeft een ieder ook veiligheid.
  8. Organiseer meer pauzes.

Tot slot

We blijven nog wel even thuiswerken en dus ook videobellen. Vergaderen met videobellen is anders dan vergaderen op locatie. Maar kan prima werken. Het is wel verstandig om expliciet aandacht te besteden aan deze veranderingen.


Slide
PROEVERIJ NEUROLEIDERSCHAP

ONTDEK IN EEN HALVE DAG
hoe je de kennis van de werking van het brein kunt integreren persoonlijk en professioneel leiderschap


Deel dit bericht

Terug naar Blog