Optimaal gebruik van de tijd

Optimaal gebruik van de tijd

5 (100%) 1 vote

optimaal gebruik van de tijdAls je een willekeurige groep mensen vraagt wat hun problemen op het werk zijn dan zullen veel mensen ‘gebrek aan tijd’ zeggen.
Wij kunnen de vraag ook anders stellen:
Van welke specifieke activiteit weet jij dat die aanzienlijk positieve resultaten oplevert als je daar meer mee bezig houdt?
Het antwoord zal voor velen zijn: optimaal gebruik van de tijd. Daarom in dit artikel aandacht voor tijdmanagement.

Voor een goed gebruik van de tijd zijn drie dingen van belang:

  • goed weten wat je wilt en wat je resultaten moeten zijn
  • optimale voorbereiding
  • goede planning

Tijd

Per werkweek hebben wij een maximaal aantal uur te besteden.
Het aantal uur is een vast aantal, je kunt nooit meer tijd hebben!!!!!Je kunt je werk beter plannen, meer delegeren, betere prioriteiten stellen, maar je kunt nooit meer tijd hebben. De hoeveelheid uren per etmaal staan vast.
Je kunt besluiten meer tijd te besteden aan de dingen die voor jou belangrijk zijn (meer of minder werk; meer of minder privé tijd) of je kunt de tijd beter besteden door efficiënter te werken (snel lezen, lifehacking, mindmapping) of je kunt je tijd beter besteden door niet bezig te zijn met irrelevante zaken. Echter: Het aantal uur dat wij hebben is constant en is niet te veranderen.
Dus de kern van goed gebruik van de tijd: weten wat je wilt! Dan weet je wat je als eerste wilt doen. En dus weet je wat je als eerste moet doen.
Goed gebruik van de tijd is dat je dus zeer bewust bent waar je je tijd aan gaat besteden! Heb je koers, waarden en doelen helder. En schrijf ze op.

Voorbereiding

Kijk nu eens naar onderstaand schema, vrij vertaald uit het boek: De 7 eigenschappen van effectief leiderschap van Stephen Covey. Dit schema helpt je om je bewust te worden welke activiteiten je uit zou moeten voeren.
Bij urgent moet je denken aan: zaken die op je af komen, activiteiten waardoor je wordt geleefd.

optimaal gebruik van de tijd

Kwadrant 1 belangrijk en urgent

Dit zijn activiteiten die geen uitstel dulden. Crisis, dringende problemen, brandjes blussen. Activiteiten in dit kwadrant geven ons adrenaline. Daarom trekt dit kwadrant aan. En dat is ook juist het gevaar!!! Voordat je het beseft, bepaal je frequent dat iets een crisis is, zonder dat het feitelijk een crisis is! En ben je niet bezig met de belangrijke/niet urgente activiteiten.
Daarom:

  • denk eerst goed na of het daadwerkelijk een crisis is
  • of jij het daadwerkelijk moet oplossen
  • maak een lijst met dit soort crises zodat jij op een ander moment na kunt denken hoe je dit in de toekomst kunt voorkomen.

Kwadrant 2: belangrijk maar niet urgent

Veel mensen denken dat ze weinig tijd aan dit kwadrant moeten besteden. Het tegendeel is waar. Probeer zo veel als mogelijk tijd te besteden aan belangrijke niet urgente activiteiten!
Wij besteden nu vaak maximaal 15 % aan activiteiten uit dit kwadrant en wij zouden meer tijd (tot 60-80%) moeten besteden aan activiteiten uit dit kwadrant. Als wij veel tijd aan dit kwadrant kunnen besteden, betekent dat wij in controle zijn dat wij proactief en preventief ons werk doen. Des te meer tijd je aan dit kwadrant besteed, des te minder crises komen en des te effectiever je je tijd besteedt.
Daarbij komt nog dat het uitstellen van een activiteit uit kwadrant 2: (belangrijke niet urgente zaken) uiteindelijk zorgt dat het een urgente belangrijke activiteit wordt. Helaas heb je dan minder tijd en kan het zijn dat de kwaliteit van het eindresultaat afneemt. En het zal je uiteindelijk meer tijd kosten!

Kwadrant 3: niet belangrijk maar urgent

Wij houden ervan in het derde kwadrant te zitten, het voelt fijn en bevredigend om lekker druk te zijn. We worden geleefd in dit kwadrant. Telefoontjes, interrupties vergaderingen, besprekingen etc. Allemaal niet echt belangrijk maar het slokt wel onze tijd op.
Een zekere gemakzucht kennen wij allemaal wel. Activiteiten van kwadrant 2 moet je proactief oppakken. Daar hebben wij niet altijd zin in. Dus schuiven wij maar aan en doen wij de dingen die op ons pad komen.

In kwadrant 3 zitten ook vaak de activiteiten die wij kunnen delegeren. Zaken die wij niet perse zelf hoeven te doen!
Niet kunnen delegeren is een gedragsprobleem. Vaak denken wij dat wij het zelf beter kunnen, of dat de ander het minder goed doet. Of wij als wij het doen het sneller gaat. Klik hier als je meer over delegeren wilt lezen. 

Kwadrant 4: niet belangrijk en niet urgent

Wat je in dit kwadrant doet is nutteloos. Als je veel activiteiten uitvoert die in dit kwadrant zitten, is dat een signaal. Het kan een signaal zijn dat je moe bent of dat je onvoldoende weet wat belangrijk is. Het kan ook tijd zijn om eens na te denken over je leven, wat je nu echt belangrijk vindt!

Tot slot

Het bewust bezig zijn met het ontdekken wat je belangrijk vindt, is iets waar veel mensen niet de tijd voor nemen. En dan krijg je het druk. Want dan kan je onvoldoende prioriteiten stellen. De kans is groot dat je dan vooral in kwadrant 3 zit. Je bent bezig met urgente maar niet belangrijke zaken. Je besteed je tijd niet efficiënt en je bent niet effectief bezig om te zorgen dat je je belangrijke persoonlijke doelen realiseert.

Als je je tijd optimaal gebruikt zit je dus vooral in kwadrant 2.

 

Loading...
2017-06-03T15:30:44+00:00 Tags: , , |1 Reactie

Eén reactie

  1. […] Bij doelgericht tijdmanagement ontwikkel je een bewustzijn de juiste dingen op het juiste moment te leren doen. Bij doelgericht gebruik van de tijd richten wij ons voornamelijk op de activiteiten die wij belangrijk vinden, die onze prioriteit hebben. Als je weet wat je wilt, als je bewust bent van de waarden van waaruit jij wilt leven, is de kans groot dat jij je tijd doelgericht besteed. Heb bewust wat jij zelf wilt! Niet wat je vanuit je geconditioneerdheid wilt. Maar wat jij zelf wilt! Wij moeten streven om bewustzijn te ontwikkelen over doelgericht tijdgebruik. Besteed jij nu grotendeels je tijd aan de zaken waaraan jij ze wilt besteden? Zowel thuis als op het werk? Als je hier meer over wilt weten, ga dan naar het volgende artikel: Optimaal gebruik van de tijd. […]

Geef een reactie

Wij gebruiken cookies zodat we je zo goed mogelijk informatie kunnen geven. Door je goedkeuring ga ik ervan uit dat je hier geen bezwaar tegen hebt.

Heb je een vraag?
close slider

Contactformulier

Vermeld aub je naam, email, telefoonnummer en je vraag, dan neem ik snel contact op. Met het doorgeven van jouw gegevens, geef je toestemming je gegevens te verwerken zoals beschreven in mijn privacy reglement.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.