Checklist effectief vergaderen

Checklist effectief vergaderen

4.7 (93.33%) 3 votes

effectief vergaderenIk moet eerlijk bekennen dat ik vergaderen eigenlijk erg leuk vind. Er zijn talrijke mensen die vergaderen helemaal niets vinden. Maar gelukkig daar hoor ik niet bij. Ik hoor bij de mensen die graag vergaderen. Maar…. Ik vind dat vergaderen wel zinvol moet zijn. Ik vind een vergadering verspilling van mijn tijd als het niet iets oplost of als er geen duidelijk doel is.

Ineffectieve vergaderingen kosten geld en zij zullen heel gemakkelijk een negatieve sfeer creëren. Daarom is het van groot belang om  continu tijd te besteden aan effectief en efficiënt vergaderen. Ik heb wel eens gehoord van de vergaderkosten klok. Dat is een klok, dat tijdens de vergadering bijhoudt hoeveel geld de deelname aan de vergadering kost. Zie deze link om er een indruk van te krijgen. http://www.mcgurrin.com/clock.htm

Ok…wellicht weet jij wel, hoe je effectief moet vergaderen.  Toch leek het mij wijs om een keer een blogartikel te schrijven over effectief vergaderen. Ik heb het in de vorm gedaan van een checklist. Lekker makkelijk.

Oh ja…dit artikel gaat over effectief vergaderen en dus niet over efficiënt vergaderen. Effectief vergaderen betekent dat je de juiste dingen aan het doen bent. Bij efficiënt vergaderen hou je primair bezig hoe je kunt vergaderen in zo kort mogelijk tijdsperiode.

Checklist effectief vergaderen

Het eerste item dat je zou moeten checken is:

1. Is een vergadering nodig?

Moet het onderwerp op een vergadering worden besproken of kan het ook besproken worden in een onderling overleg. Veel te veel onderwerpen worden besproken in een formele vergadering terwijl het vaak ook via een face to face gesprekje, telefoongesprek of een email kan worden afgedaan.

Als je dit item kunt afvinken, ga je naar het volgende item

2. Waarom willen wij vergaderen?!

Een hele essentiële vraag. Waarom bestaat een bepaalde vergadering? Waarom is de vergadering waardevol? Oftewel welke intentie wil je met de vergadering realiseren. Zonder een duidelijke intentie kun je gemakkelijk een efficiënte vergadering hebben die echter zeer ineffectief is. Krachtige intenties zijn: verbeteren van de marktpositie, vertrouwen ontwikkelen, voorkomen van fouten, teamontwikkeling, etc….Vergaderen om het vergaderen dien je af te schaffen. De planning en control cyclus van de deelnemers tijdens de vergaderen vormgeven, dat zou ik ook niet doen.

Als je dit item kunt afvinken, ga je naar het volgende item

3. Zitten de juiste mensen aan tafel?

Als je de intentie van de vergadering duidelijk hebt, wie zouden dan aan moeten schuiven? Laat alleen die mensen aanschuiven, die een daadwerkelijke bijdrage kunnen leveren aan de intentie! Iedereen die geen echte bijdrage kan leveren, dient niet uitgenodigd te worden en kan zich beter bezig houden met andere, effectievere bezigheden.

Als je dit item kunt afvinken, ga je naar het volgende item

4. Wie leidt de vergadering?

Elke vergadering heeft een voorzitter nodig. Dat hoeft geenszins de lijnverantwoordelijke te zijn. Dit is een rol die eigenlijk door elk lid ingevuld kan worden. Ook hier geldt, dat het belangrijk is om deze keuze bewust te maken, rekening houdend met de intentie van de vergadering. Daarnaast is het van groot belang dat de voorzitter een aantal vaardigheden bezit, om de vergadering goed te laten verlopen. Je kunt denken aan:
-houdt doel van de vergadering voor ogen
-geeft deelnemers ruimte
-kan vanuit de input van deelnemers komen tot een besluit

Als je dit item kunt afvinken, ga je naar het volgende item

5. Heb een duidelijke agenda.

Elke vergadering heeft een duidelijke agenda nodig. Als eenmaal de agenda is gemaakt is het verstandig de agenda nog een keer te checken en te onderzoeken of er niet te veel onderwerpen op de agenda zijn geplaatst. Regelmatig kom ik tegen dat er van alles en nog wat op de agenda wordt geplaatst. Overambitieus als wij zijn. Wat gebeurt er dan? Of de vergadering wordt afgeraffeld, of een agendapunt wordt verplaatst naar de volgende keer.

Als je dit item kunt afvinken, ga je naar het volgende item

6 Afleidingen uitgeschakeld?

Is alles goed geregeld zodat jij je volledig kunt concentreren op de essentie van de vergadering? Of ben jij nog steeds bezig met tijdsbewaking, bewaken dat mensen niet met hun mobiel aan het spelen zijn, etc. Vergaderen is vooral geconcentreerd luisteren, en zorgen dat alle experts datgene kunnen zeggen wat nodig is om tot een goed besluit te komen. Elk lid van de vergadering moet meer in de luisterhouding zitten dan in praathouding. Echter voor de luisterhouding is het van belang, dat je niet afgeleid wordt door van alles en nog wat.

Als je dit item kunt afvinken, ga je naar het volgende item

7. Verslaglegging

Zorg dat er zowel een besluitenlijst als een actiepuntenlijst komt.

Tot slot

Vergaderen is leuk. Als een vergadering niet leuk is, dan komt het meestal omdat de vergadering zelf niet effectief is. Zorg er dus voor dat het een effectieve vergadering wordt.

Ben ik nog aan item vergeten? Ik hoor het graag.

Loading...
2017-06-03T15:31:58+00:00 Tags: |2 Reacties

2 Comments

  1. Sanne van Berkelaars januari 31, 2014 om 11:33 am

    Leuk artikel. De klok die bijhoudt hoeveel geld er wordt verbruikt tijdens de vergadering zou mij op m’n zenuwen werken, maar geeft wel een duidelijk reality check. De vraag “moet ik dit nu doen?” lijkt me individueel ook toepasselijk in het effectief vergaderen.

  2. Guido de Valk januari 31, 2014 om 2:34 pm

    Hoi Sanne,
    dank voor je reactie.
    Haha… ik denk dat velen het met je eens zijn dat deze vergaderklok op je zenuwen werkt.. maar goed… oeverloos vergaderingen werkt weer op mijn zenuwen!
    groet
    Guido

Geef een reactie

Wij gebruiken cookies zodat we je zo goed mogelijk informatie kunnen geven. Door je goedkeuring ga ik ervan uit dat je hier geen bezwaar tegen hebt.

Heb je een vraag?
close slider

Contactformulier

Vermeld aub je naam, email, telefoonnummer en je vraag, dan neem ik snel contact op. Met het doorgeven van jouw gegevens, geef je toestemming je gegevens te verwerken zoals beschreven in mijn privacy reglement.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.